Administratif.ves, comptez vos heures !

Le constat : de nombreux collègues effectuent des heures supplémentaires.

Selon une enquête de la CGT Educ’action répondu par 3770 collègues, nous sommes plus de 54% a estimé que les effectifs de nos services ne sont pas suffisants pour la charge de travail exigée.

Ce n’est pas moins de 72% des collègues, qui ont répondu, qui affirment effectuer des heures supplémentaires et 25% en font plus de 4 heures par semaine . Ces heures ne sont pas payées et rarement récupérées au vu de la forte activité des services et souvent d’une absence totale de comptabilité des heures supplémentaires (et même de l’impossibilité administrative de les faire payer !).

C’est pourquoi la CGT Educ’Action  met à votre disposition un outil pour le calcul de vos heures effectuées chaque semaine, chaque mois et dans l’année dans votre établissement. Ce tableau excel à destination des collègues en EPLE vous permet, en saisissant votre heure d’arrivé, de départ et votre temps de pause de connaître le nombre d’heure supplémentaire que vous effectuez chaque semaine, chaque mois et à l’année.

Paramétrer votre document selon votre situation !

Le paramétrage de ce document est simple. Il repose sur trois facteurs essentiels : votre quotité de service, le nombre de semaine travaillée et si vous travaillez 11 demi journée par semaine. C’est-à-dire travailler du lundi au vendredi le matin et l’après midi et revenir le samedi matin. Cette 11ème demi journée obtient alors une sujétion de 1.2, une heure travaillée compte pour une heure et douze minutes.

Il vous suffit ensuite de saisir vos heures d’arrivé et de départ au format "hh:mm" soit, par exemple, "8:15" si vous commencez à 8h15 le matin. Cette gymnastique quotidienne prend quelques secondes et vous permet de savoir si vous dépassez vos 1607 heures annuels.

Vous devez aussi saisir votre temps de repas dans la colonne "Temps de pause repas". Ce temps exprime une durée. Si vous prenez une pause de 20 minutes, vous devrez alors écrire : "0:20".

Je vous rappelle que « les personnels dont le temps de travail quotidien atteint six heures, bénéficient d’un temps de pause d’une durée de vingt minutes non fractionnable ». Ce temps de pause peut « coïncider avec le temps de restauration ». Ainsi, si vous ne prenez pas de pause pendant la journée et que vous disposez d’un temps de pause de 30 minutes pour votre repas, vous devez déduire vos 20 minutes de pause de ces 30 minutes. Vous ne saisirez dans le tableau que 10 minutes de pause repas.

Votre chef de service est en droit de vous faire manger sur des horaires différents que vos collègues car « l’ouverture des services au public est ainsi aménagée dans le souci d’accueillir en continu les usagers dans les meilleures conditions, notamment à l’heure de la pause méridienne. »

Enfin, vous avez à votre disposition un tableau récapitulatif de votre situation en rapport avec le temps de travail qu’il vous reste à faire sur le mois et à l’année.

Quelques rappels sur le temps de travail en EPLE.

Le temps de travail

Le temps de travail pour les personnels de la filière administratives, des bibliothèques et de recherche et de formation peut s’étendre de 32 heures à 40 heures.

Notre travail, étant lié au rythme de l’année scolaire, doit être réparti sur les semaines de présence des élèves. C’est-à-dire du 3 septembre au 7 juillet soit 36 semaines. A ces semaines viennent s’ajouter des journées de permanence administratives qui ne peuvent pas dépasser 25 jours. Elles sont réparties sur les petites et les grandes vacances. La mise en place du calendrier annuel se fait, notamment, à partir d’une réunion annuelle qui a pour objectif « d’harmoniser, chaque fois que cela est possible, l’intérêt du service et la vie personnelle des agents ». Le chef de service arrête suite à cette réunion les emplois du temps de chacun et doit les « communiquer par écrit au plus tard un mois après la rentrée à chaque agent ». Cet emploi du temps doit indiquer aussi le service à réaliser pendant les vacances (journées administratives).

Le temps de travail doit se répartir sur cinq jours, à l’exception des personnels à temps partiel dont la quotité est inférieure ou égale à 80 % ou si l’horaire hebdomadaire de la semaine concernée est inférieur à 34 heures. Cette dérogation est aussi valable pour les périodes administratives hors période d’élève.

Les jours fériés

Les jours fériés sont « comptabilisés comme du temps de travail effectif pour le nombre d’heures de travail prévu dans l’emploi du temps de la semaine concernée » dès lors qu’ils sont « précédés ou suivis d’un jour travaillée » à l’exception des samedi et des dimanches habituellement non travaillés et de ceux survenant pendant une période de congés des personnels.

Par exemple : Un jour férié tombe le lundi, si vous travaillez le mardi celui-ci comptera pour une journée travaillée.

Les heures supplémentaires

« Les heures supplémentaires effectives sont les heures effectuées en dépassement du plafond hebdomadaire défini pour la semaine et à la demande du chef d’établissement ». Toutes heures que vous réalisez en plus sur votre lieu de travail, sans demande expresse de votre chef d’établissement, ne sont pas considérées comme des heures supplémentaires. Il est très important que vos dépassements horaires soient à la demande de celui-ci et, éventuellement, d’en demander une trace écrite mentionnant le jour et le nombre d’heure effectuée. Dans la relation duale entre le personnel administratif et le chef d’établissement, cette formalisation est cependant plus facile qu’à faire. La CGT demande la prise en compte des heures effectuées par les personnels dès lors que celles-ci sont en rapport avec des missions demandées par le chef d’établissement ou par un de ses collaborateurs à qui il aurait donné son assentiment.
Ces heures supplémentaires ouvrent alors le droit à une compensation dans la limite de 140 heures par an. Elles peuvent être « majorées au moyen des coefficients » prévus, c’est-à-dire les « sujétions particulières ».

Les sujétions particulières

Elles sont intégrées à votre emploi du temps lors de son élaboration par le chef d’établissement et elles donnent lieu à une majoration des heures travaillées dans la limite des 1 607 heures annuelles.
1) « La onzième demi-journée travaillée dès lors que les dix demi-journées consécutives l’auront été, un coefficient multiplicateur de 1,2 est appliqué ». Soit 1 heure de travail effective vaut pour 1 heure et douze minutes déduites des 1 607 heures annuelles.
Exemple : Pour cela, il faut que l’agent travaille du lundi au vendredi (matin et après-midi, c’est-à-dire, y compris le mercredi après-midi !) puis revienne travailler le samedi matin. S’il réalise 3 heures le samedi matin, elles sont déduites pour 3 h 36 minutes de ses obligations annuelles.
2) « Pour le travail en horaire décalé intervenant avant 7 heures et/ou après 19 heures, et sous réserve d’un travail minimum de deux heures, un coefficient multiplicateur de 1,2 est appliqué ». Soit 1 Heure de travail effective vaut pour 1 heure et douze minutes déduites des 1 607 heures annuelles.
3) « Pour le samedi après-midi, le dimanche ou le jour férié travaillé, un coefficient multiplicateur de 1,5 est appliqué » Soit 1 heure de travail effective vaut pour 1 heure et trente minutes déduit des 1 607 heures annuelles.
4) « Pour les interventions de nuit, un coefficient multiplicateur de 1,5 est appliqué ». Soit 1 heure de travail effective vaut pour 1 heure et trente minutes déduites des 1 607 heures annuelles.
Le travail de nuit est considéré comme allant de 22 heures à 7 heures « avec une marge de variation de 2 heures en moins sur cette plage en fonction des besoins de l’établissement. »
5) Enfin, tout « travail exercé en dépassement du plafond hebdomadaire prévu par le cycle de travail, au cours de périodes correspondant à des pics d’activité exceptionnels identifiés dans ledit cycle, un coefficient de 1,1 est appliqué ». Soit 1 heure de travail effective vaut pour 1 heure et 6 minutes.
Exemple : Lors des périodes lourdes et prévues : inscription aux examens, préparation des examens, préparation des instances, etc… Toutes heures effectuées valent pour 1 heure et 6 minutes à déduire des 1 607 heures annuelles. Nous pensons que cette sujétion devrait s’appliquer à l’ensemble des heures supplémentaires afin d’intégrer le caractère souvent urgent et dernière minute des tâches qui nous sont données.

POUR TELECHARGER LE FICHIER au FORMAT EXCEL ( XSLX ) : Cgt tableau de suivi heure travaillee secretariat eple v1 2